出入和座位安排
仅允许经过充分认证的代表出入大楼。根据会议召开时与COVID-19有关的社交距离措施，国际民航组织会议中心和会议室的容量可能受到限制。
将在会议室入口显示座位计划。会议服务人员将引导首席代表及其随行代表到其分配的座位。建议的会议时间表在此公布，并将在会议中心各处的电子屏上显示。
在大会厅举行的正式开幕全会、执行委员会和技术委员会会议
全会、执行委员会和技术委员会会议的座位安排，是根据与会成员国的数量、其登记和认证的代表团的规模(根据SA 41/2-22/21号国家级信件，在2022年8月31日前确认)、《议事规则》(Doc 7600/8)第15条和大会厅的容量而定。将分配给成员国代表团二至四个席位(一个或两个在桌边，一个或两个在后面)。在2022年8月31日之前确认出席的观察员代表团（参见《议事规则》Doc 7600/8第15和25条)，将为其分配最多两个席位(一个在桌边，一个在后面)。位于会议中心五层的旁听席还为国际组织提供一些额外座位。
对于经充分认证虚拟参会并希望远程发言的代表，允许每个成员国在Zoom平台上最多有三个同时连接，每个国际组织有两个同时连接(参见《议事规则》Doc 7600/8第15和25条)。
可使用以下链接连接到公开会议的现场直播。
罗伯特·高贝厅(3号会议室)的法律、经济和行政委员会
为每个成员国代表团都分配了一个桌边席位。请注意，由于会议室的容量有限，没有足够的席位容纳所有观察员代表团。因此，按照先到先得的原则，每个观察员代表团最多可以分配到一个席位。
对于经充分认证虚拟参会并希望远程发言的代表，允许每个成员国在Zoom平台上有最多三个同时连接，每个国际组织有两个同时连接(参见《议事规则》Doc 7600/8第15和25条)。
关于网播提供情况，请参考此处国际民航组织的广播时间表。
建议各代表团限制现场与会，而是以虚拟方式参加会议。
这一安排可能会发生变化，本页面将相应保持更新。
由于采取了与COVID-19相关的措施，因此严格禁止在会议中心分发印刷材料、邀请函、宣传册、礼品或任何其他物品。会议室在每次使用后都将需要进行清洁和消毒，任何留在桌子上的文件或其他材料都将被丢弃。请与会者在会议结束时随身携带其文件或其他材料离场，信手丢弃会妨碍清洁和维护工作的高效进行。
代表团电子邮箱
根据联合国环境可持续性做法和活动管理，第41届大会将作为无纸化会议进行，不分发大会的印刷文件，也没有实体形式的文件阁。按照以往的做法，将为每个代表团提供一个专门的电子邮件信箱，用于发送、交流和分享与大会有关的消息和信息，包括请柬、宣传册等。
在现场登记时，将向每个代表团提供一个信封，内含关于如何使用这些专用邮箱的详细信息。电子邮件信箱的格式如下： A41.delegationname [at] icao.int (A41[dot]delegationname[at]icao[dot]int)。大会结束后，所有“A41.d... ”的电子邮件信箱及其内容将被永久删除。
互联网接入
国际民航组织大会厅和会议场所配备了无线网络，为自带的具有无线功能的便携式计算机的与会者提供互联网联接。其计算机设备与WiFi 802.11b/g/n无线功能兼容的用户，可使用公共无线网络进入互联网。国际民航组织公共无线网络的技术规范要点，可在此处查看。
会议室
请注意，为遵守关于保持社交距离的现行要求，会议场地由于与混合会议形式相关的技术需要而将大幅减少。秘书处可能无法满足成员国或成员国集团在大楼内使用会议场地的要求。鼓励各国/地区集团在周边设施中为其会议场地需求作出安排。
印刷服务
虽然大会将作为无纸化会议进行，但本组织在成本回收的基础上提供非大会材料的印刷服务。在大会期间，国际民航组织将提供名片、宣传品和海报等印刷服务。但应注意，严禁在会议中心分发印刷品或任何其他物品。
有关印刷服务的更多信息，请联系Eric Brault先生： ebrault [at] icao.int (ebrault[at]icao[dot]int)