Accès et attribution des places

L’accès au bâtiment sera limité aux délégués pleinement accrédités. En fonction des mesures de distanciation sociale liées à la COVID-19 en vigueur au moment de la réunion, la capacité du Centre de conférences et des salles de conférence de l’OACI pourrait être réduite.

Les plans d’attribution des places seront affichés à l’entrée des salles de conférence. Des préposés aux réunions seront disponibles pour guider les chefs de délégation et les délégués qui les accompagnent vers les places qui leur sont attribuées. Le calendrier provisoire des réunions est publié ici et sera affiché sur des écrans dans tout le Centre de conférences.

Séance plénière d’ouverture, Comité exécutif et Commission technique dans la salle de l’Assemblée

L’attribution des places à la séance plénière d’ouverture, au Comité exécutif et à la Commission technique est basée sur le nombre d’États membres participants, le nombre de délégués enregistrés et accrédités (confirmés avant le 31 août 2022, conformément à la lettre SA 41/2 − 22/21), la règle 15 du Règlement intérieur permanent de l’Assemblée (Doc 7600/8) et la capacité de la salle de l’Assemblée. Entre deux et quatre places seront attribuées à la délégation de chaque État membre (une ou deux à la table et une ou deux derrière). Jusqu’à deux places seront attribuées aux délégations observatrices (règles 15 et 25 du Règlement intérieur permanent de l’Assemblée, cf. Doc 7600/8) qui ont confirmé leur présence au plus tard le 31 août 2022 (une à la table et une derrière). Des sièges supplémentaires au balcon, situé au 5^e étage du Centre de conférences, sont disponibles pour les organisations internationales.

Les délégués pleinement accrédités participant virtuellement qui souhaitent prendre la parole disposeront d’au plus trois connexions simultanées par État membre et de deux connexions simultanées par organisation internationale sur la plateforme Zoom (règles 15 et 25 du Règlement intérieur permanent de l’Assemblée, cf. Doc 7600/8).

Utilisez le lien suivant pour suivre les réunions publiques en direct.

Commission juridique, Commission économique et Commission administrative dans la salle Roberto Kobeh (CR 3)

La délégation de chaque État membre a droit à un siège à la table. Notez qu’il n’y a pas suffisamment de place pour accueillir toutes les délégations observatrices en raison de la faible capacité de la salle. Par conséquent, les délégations observatrices se verront attribuer un siège selon le principe du premier arrivé, premier servi.

Les délégués pleinement accrédités qui participent virtuellement et souhaitent s’exprimer à distance disposeront d’un maximum de trois connexions simultanées par État membre et de deux connexions simultanées par organisation internationale sur la plateforme Zoom (Règles 15 et 25 du Règlement intérieur permanent de l’Assemblée, cf. Doc 7600/8).

Pour en savoir plus sur les heures de retransmission sur le web, consultez le calendrier de retransmission de l’OACI ici.

Il est recommandé aux délégations de limiter leur présence en personne et de plutôt participer virtuellement aux travaux.

Ces modalités peuvent être modifiées, et cette page sera tenue à jour en conséquence.

En raison des mesures liées à la COVID-19, la distribution de documentation imprimée, d’invitations, de cadeaux et de tous autres articles dans le Centre de conférences est strictement interdite. Les salles de conférence devront être nettoyées et désinfectées après chaque utilisation, et toute documentation ou autres articles laissés sur les tables seront jetés. Les participants sont tenus de ramasser leur documentation ou autres articles à la fin de la réunion, car le fait de devoir les jeter par la suite empêche d’assurer un nettoyage et un entretien efficaces.

Boîtes aux lettres électroniques à l’intention des délégations

Dans le respect des pratiques de l’Organisation des Nations Unies en matière de durabilité environnementale et de gestion des événements, la 41^e session de l’Assemblée (A41) se tiendra sans papier et aucune documentation imprimée ne sera distribuée. Les casiers physiques ne seront pas non plus disponibles. Comme par le passé, chaque délégation se verra attribuer une boîte aux lettres électronique spéciale, grâce à laquelle elle pourra envoyer, échanger et partager des messages, des invitations, des dépliants, etc., ayant trait aux travaux de l’Assemblée.

Une enveloppe contenant des instructions détaillées sur l’utilisation de ces boîtes spéciales sera remise sur place à chaque délégation après son inscription. Les adresses électroniques se présenteront comme suit : A41.delegationname@icao.int. Une fois la session de l’Assemblée terminée, toutes les boîtes aux lettres électroniques « A41.d… » et leur contenu seront définitivement supprimés.

Boîtes aux lettres électroniques à l’intention des délégations

Accès internet

La salle de l’Assemblée de l’OACI et les espaces de réunion sont dotés d’équipement permettant aux participants de se connecter à l’Internet par un réseau sans fil au moyen d’un ordinateur personnel offrant la fonctionnalité nécessaire. Grâce au réseau sans fil public, les usagers disposant d’un ordinateur personnel intégrant une fonctionnalité compatible avec la norme WiFi 802.11b/g/n pourront accéder à l’Internet. Les caractéristiques du réseau sans fil public de l’OACI sont disponibles ici.

Salles de réunion

Veuillez noter qu’afin de respecter les exigences actuelles en matière de distanciation sociale, les espaces de réunion sont considérablement réduits en raison des besoins techniques liés à la formule hybride adoptée pour la session de l’Assemblée. Le Secrétariat n’est pas en mesure de mettre à la disposition des États membres ou des groupes régionaux qui le demandent des salles de réunion dans l’immeuble. Les États et les groupes régionaux sont donc invités à prendre leurs propres dispositions pour trouver des espaces de réunion dans des locaux à proximité.

Bureaux

L’Organisation ne pourra malheureusement pas fournir de bureaux aux délégations participant à l’Assemblée. Les délégations sont invitées à indiquer leurs besoins à cet égard à leur hôtel au moment de la réservation.

Services d’impression

L’Assemblée se déroulera sans support papier, mais l’Organisation offre des services d’impression de documents autres que ceux de l’Assemblée sur une base de recouvrement des coûts. Pendant l’Assemblée, l’OACI proposera des services d’impression pour des documents tels que des cartes de visite, des articles promotionnels et des affiches. Il convient toutefois de noter qu’il est strictement interdit de distribuer des imprimés ou tout autre article dans le Centre de conférence.

Pour plus d’informations sur les services d’impression, prendre contact avec M. Éric Brault : ebrault@icao.int