由于大会的时间限制，大力鼓励成员国最好提交书面发言，而不在大会期间做口头发言，因为全会期间分配给代表团发言的时间有限。在开幕前提交书面发言的好处是，如果2022年8月2日之前收到发言将予以翻译。书面发言应最多不超过四页。

代表团根据议程项目8提交的书面发言，应在会议开幕至少十天之前提交大会和理事会秘书处（Assembly41-WP@icao.int），以便在网上登载。

对于全会期间代表成员国拟做的口头发言，应直接与大会和理事会秘书处（详细联系信息见下）进行安排，秘书处将协调安排全会发言者名单。在此情况下，成员国应在全会开幕至少十个日历日之前通知其拟做口头发言的意向。口头发言应针对各议程项目或与本组织内讨论的主要题目有关的话题，发言时间不应超过五分钟。此外，应预先提交已准备好的口头发言的副本。

允许提供预先录制的视频发言，这将登载在第41届大会网站上。为使视频在国际民航组织电视（ICAO TV）上成功显示并达到最佳效果，强烈建议采用以下文件规格。

第41届大会发言的视频文件规格

• 建议文件大小：1080p（全高清 - 1920 × 1080）
• 最小文件大小：720p（高清 - 1280 × 720）
• 纵横比：16:9（4:3可以接受，但不建议，9x16的“垂直视频”不能接受）
• 音频：立体声输出（单声道录音可以接受，但不建议）
• 视频容器：mp4
• 视频编解码器：H.264编解码器
• 音频编解码器：AAC
• 音频比特率：128 Kbps或更高
• 元数据：请提供以下纯文本信息（不能使用下划线、粗体和斜体等格式）
  • 视频标题：最多80个字符，包括空格
  • 副标题：最多100个字符，包括空格
  • 描述：1段
  • 视频参与者：发言人姓名和国家/组织名称
  • 文件名：[发言人姓名]-[国家/组织名称].[文件扩展名]（例如，JohnDoe-Canada.mp4）
• 推荐最佳做法：
  • 录制前测试视频和音频设置
  • 为获得最佳音频质量，建议使用单独的麦克风录音
  • 为发言人布置良好照明