Directrices para la preparación de notas de estudio y fechas límite de presentación

- Plantillas para la elaboración de notas de estudio y notas de información

A fin de mantener la calidad y uniformidad de presentación, se han elaborado directrices para ayudar a los Estados/organizaciones a preparar las notas de estudio que presentarán a la Asamblea. Están disponibles en el sitio web de la Asamblea (http://www.icao.int/A42), bajo “Documentación”.

La documentación que los Estados miembros u organizaciones internacionales deseen someter a la consideración de la Asamblea debe enviarse a la OACI por correo electrónico (assembly42-wp [at] icao.int (assembly42-wp[at]icao[dot]int)), en formato Microsoft Word, lo antes posible y, a más tardar, en los plazos establecidos en el párrafo 3 e) a continuación. Para la documentación deben utilizarse las plantillas disponibles en: Plantillas para la elaboración de notas de estudio y notas de información.

En cumplimiento de decisiones anteriores del Consejo tendentes a acrecentar la eficiencia y eficacia del trabajo de la Asamblea, se aplicarán las siguientes directrices para la presentación de la documentación:
 

a) Las notas de estudio deberían ser concisas, proponer medidas concretas y no superar el límite estricto de cuatro páginas de texto, incluidos los apéndices. Las notas de estudio en las que no se propongan medidas sustantivas se reclasificarán como notas de información, no se traducirán y se publicarán en el idioma en que se enviaron. Se informará en consecuencia a los Estados miembros/organizaciones correspondientes.

b) La OACI hará una edición mínima de los textos presentados únicamente para verificar que se hayan utilizado correctamente las plantillas, examinará someramente los textos con el propósito de corregir los errores de formato más evidentes, efectuar cambios menores de redacción a fin de aclarar las referencias a títulos y documentos relacionados con la OACI y corregir errores de ortografía.

c) Para reducir al mínimo las demoras en la disponibilidad de los documentos que se presentarán a la Asamblea, las notas no se publicarán simultáneamente, es decir, se publicarán primero las notas originales y las versiones en inglés y, posteriormente, las versiones en los otros idiomas tan pronto como estén listas.

d) Una vez presentadas a la Secretaría, las notas de estudio se considerarán definitivas, y no se aceptarán revisiones.

e) Se respetarán estrictamente las siguientes fechas límite para la presentación de la documentación:

Quienes originen notas de estudio deben referirse a una sola cuestión del orden del día por nota (véase la nota de estudio A42-WP/1 para consultar las cuestiones del orden del día provisional de la Asamblea).

La documentación de la Asamblea se publicará en el sitio web correspondiente (http://www.icao.int/A42) a medida que esté disponible, estando previsto el 13 de septiembre de 2025 como fecha límite de publicación de todas las notas de estudio que se someterán a la consideración de la Asamblea.

Las solicitudes de los Estados miembros y las organizaciones internacionales de añadir copatrocinadores a sus notas de estudio publicadas se reflejarán en el sitio web de la A42, en la página “Copatrocinadores”.

La OACI ha dispuesto medidas para reducir al mínimo el impacto ambiental de la celebración de la A42. Por ello, se alienta a todas las personas participantes en la A42 a utilizar dispositivos portátiles como medio principal de acceso a la documentación. Se les alienta también a distribuir la documentación electrónicamente. Teniendo en cuenta que toda la documentación de la Asamblea estará disponible en formato electrónico y que las delegaciones tendrán acceso a Internet para consultarla, no se distribuirá documentación impresa antes ni durante la Asamblea.

En el momento de la inscripción, se otorgará a todas las delegaciones acceso temporal al sitio web ICAO-NET, desde el cual podrán acceder a toda la documentación de la Asamblea en formato electrónico, en la mayor medida posible, para minimizar la necesidad de material impreso. Las publicaciones de la OACI disponibles para la venta que se requieran como referencia para el trabajo de la Asamblea también estarán disponibles en el sitio web ICAO-NET.