Lignes directrices relatives à la préparation des notes de travail et délais de réception

- Modèles pour le traitement des notes de travail et des notes d'information

Afin d’assurer la qualité et l’uniformité de la présentation, des lignes directrices ont été élaborées afin d’aider les États et les organisations à produire des notes de travail destinées à être soumises à la réunion. Ces lignes directrices peuvent être consultées sur le site web de l’Assemblée (http://www.icao.int/A42), sous la rubrique « Documentation ».

La documentation que les États membres ou les organisations internationales présenteront à l’Assemblée pour discussion devrait être transmise à l’OACI en format Microsoft Word, par courriel, à l’adresset assembly42-wp [at] icao.int (assembly42-wp[at]icao[dot]int), le plus tôt possible mais dans les délais fixés au paragraphe 3, alinéa e), ci-dessous. Elle devrait suivre les modèles disponibles sous la rubrique Modèles pour le traitement des notes de travail et des notes d’information.

Conformément aux décisions précédentes du Conseil visant à améliorer l’efficacité et l’efficience des travaux de l’Assemblée, les lignes directrices ci-après seront appliquées à la documentation :

a) Les notes de travail devraient être orientées vers l’action et concises et se limiter strictement à quatre pages de texte, appendices compris. Celles qui ne proposent pas de décision de fond seront classées parmi les notes d’information ; elles ne seront pas traduites mais affichées dans la ou les langues de soumission. Les États membres ou les organisations internationales concernés en seront informés.

b) L’OACI procédera à une légère révision des textes soumis pour s’assurer que les modèles ont été bien suivis, corriger les erreurs de mise en forme les plus évidentes, apporter des modifications rédactionnelles mineures afin d’indiquer les titres et les références exactes des documents de l’OACI, et corriger les fautes de frappe.

c) Pour éviter les retards dans la mise à disposition des documents qui seront présentés à l’Assemblée, les notes seront publiées de façon non simultanée ; le texte original et la version en anglais seront publiés en premier, et les versions dans les autres langues le seront dès qu’elles seront disponibles.

d) Les notes de travail seront considérées comme finales une fois soumises au Secrétariat. Aucune révision ne sera acceptée.

e) Les dates limites ci-après seront strictement respectées pour la soumission des notes de travail :

Les auteurs des notes de travail ne devraient indiquer qu’un point de l’ordre du jour sur leurs notes (les points sont énoncés dans l’ordre du jour provisoire de l’Assemblée présenté dans la note A42 WP/1).

La documentation de la réunion sera placée sur le site web de l’Assemblée (http://www.icao.int/A42) à mesure qu’elle sera disponible. La date visée pour l’affichage de toutes les notes de travail destinées à être examinées par l’Assemblée est le 13 septembre 2025.

Les demandes des États membres et des organisations internationales d’indiquer des appuis supplémentaires sur les notes de travail qu’ils publient seront prises en compte sur le site web de l’Assemblée, sous la rubrique « Appuis supplémentaires ».

L’OACI a pris des mesures pour réduire au minimum l’empreinte environnementale de la 42e session de l’Assemblée. Tous les participants sont donc encouragés à utiliser des appareils portables comme moyen principal d’accès à la documentation. Ils sont également encouragés à diffuser la documentation par voie électronique. Étant donné que toute la documentation de l’Assemblée sera disponible sous forme électronique et que les délégués auront accès à Internet, il ne sera pas distribué de documents sur papier avant ou pendant la réunion.

Une fois inscrits, tous les délégués auront temporairement accès au site ICAO-NET, où ils pourront consulter la documentation électronique de l’Assemblée dans toute la mesure possible et ainsi réduire au minimum les besoins en textes imprimés. Les publications de l’OACI normalement mises en vente qui sont nécessaires comme documents de référence pour les travaux de l’Assemblée seront également disponibles sur l’ICAO NET.